Piloter en vue d’accélérer le déploiement d’un projet stratégique

Dans chaque étape d’un projet, depuis la conception jusqu’au déploiement opérationnel, une multitude d’acteurs et de facteurs entrent en interaction. Dès lors, l’instance de gouvernance apparaît comme l’une des clés de voûte dans la réussite du projet puisqu’elle prend en charge son pilotage, telle un chef d’orchestre garant de l’harmonie générale.

Mais qui inclure dans ce comité de pilotage ? Quels sont ses rôles et responsabilités ? Le comité de pilotage doit-il être indépendant de la Direction Générale ? Comment concilier discipline dans la mise en œuvre du plan d’action et prise d’initiative décentralisée ? Autant de questions qui méritent d’être éludées pour accélérer son déploiement stratégique.

Piloter efficacement nécessite une préparation minutieuse que l’on peut résumer en 5 étapes.

 

1) Mener les analyses et les études préalables

Il est conseillé de constituer une instance de gouvernance transverse composée de référents métiers afin de comprendre tous les tenants et aboutissants de la problématique. On peut alors opérationnaliser le projet en le traduisant par un plan d’action précis. Pour ce faire, il faut premièrement structurer et planifier les actions à mener avec rigueur et précision. L’avantage de faire preuve d’organisation très tôt est de pouvoir challenger ce plan d’action au fur et à mesure de son avancement à l’aide de KPI pertinents. On peut ainsi suivre la progression, coordonner et ré-agencer ses activités et ses ressources en cas de besoin.

 

2) La validation auprès de la direction

L’enjeu ici est de gagner le soutien de la Direction Générale afin de la rendre porteuse du projet. En effet, le comité de direction doit comprendre les impacts business du projet, décider des investissements indispensables à sa réussite et insuffler le changement auprès de ses équipes. Pour y parvenir, la direction doit être animée par de puissantes convictions qui vont donner l’impulsion à la transformation de l’organisation.

 

3) La mise en œuvre avec agilité

Il s’agit d’une part d’initier le projet avec des pilotes (choisis de manière pertinente en amont) et d’autre part de pouvoir faire face à des situations non prévisibles. Initier le projet avec des pilotes confère une meilleure opportunité de pouvoir l’ajuster et le déployer avec agilité. Faire face à des situations non prévisibles requière un certain niveau d’intelligence situationnelle. Cette dernière confère l’avantage de prendre des décisions rapides et de saisir les opportunités en faisant preuve de pragmatisme. A titre d’exemple, il a été montré que plus il s’écoule de temps entre l’introduction d’un défaut et sa mise en évidence par le test, plus ce dernier est difficile à corriger car les effets néfastes de deux variables ont tendance à se renforcer. Ainsi plutôt que de suivre un cycle en V et d’effectuer la phase de recette une fois la solution v1 aboutie, l’idéal peut être en cours de développement de réunir les principaux concernés, chercher à explorer au cours d’un brainstorming les liens de causalité entre les différentes variables qui présentent le plus de risques, et d’effectuer les modifications profitables à temps.

 

4) Le suivi

Il est important d’organiser des réunions et/ou des temps de partages réguliers tout au long du projet afin d’assurer un suivi efficace. L’objet de ces réunions est de détecter, analyser et mesurer les risques et les impacts potentiels des actions en cours et à venir. Une gestion des risques permet d’agir avec anticipation en vue de les réduire.

 

5) La remise en question / l’amélioration continue

Il faut conserver un état d’esprit critique tout au long du projet afin de maintenir une dynamique d’amélioration continue. Etre orienté résultat requière de se challenger fréquemment et de s’inspirer des « best practices » menées par des entreprises concurrentes (principe du benchmarking). Les avantages de cette orientation sont doubles : tenir ses engagements et chercher à atteindre avec ténacité dans une échéance définie les objectifs fixés.

Dans la suite de cette série, nous détaillerons la seconde mission fondamentale en vue d’accélérer le déploiement d’un projet stratégique : communiquer.

Claude

A propos Claude

Claude Mattio est le Président Directeur Général d’Akor Consulting qu’il a créé en 1989. Il est spécialiste de l’alignement et l’engagement du Comité de Direction, et de la mobilisation des équipes. Ses clients sont : SFR, JCDecaux, Wonderbox.

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